Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van publieq advocaten BV en elke advocaat en medewerker verbonden aan ons kantoor.
Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG én met onze eigen privacyverklaring. Bovendien zijn wij als advocaten gehouden aan deontologische plichten en het beroepsgeheim overeenkomstig art. 458 Sw.
Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen verwijzen wij naar de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Onze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen ons kantoor enerzijds en onze klanten, leveranciers, partners, prospecten, tegenpartijen, websitebezoekers, anderzijds.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is (o.m. naam, e-mailadres, social media-accounts, IP-adres, voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…).
Verwerkingsverantwoordelijke
publieq advocaten BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Engelse Wandeling 2F5
8500 Kortrijk
contact@publieq.be
Doeleinde
Als advocatenkantoor verwerkt en bewaart publieq advocaten BV persoonsgegevens van cliënten met als doel:
deze cliënten te identificeren
hen te contacteren
een conflict-check uit te voeren
juridische bijstand te verlenen
te factureren
Wij verwerken en bewaren de gegevens van contactpersonen van leveranciers met als doel:
deze personen te kunnen bereiken
onze administratie te kunnen voeren.
Wij verwerken en bewaren gegevens van andere partijen met het oog op de verdediging van de belangen van onze cliënt.
Welke gegevens
Wij houden aan het principe van de minimale gegevensverwerking en registreren enkel de noodzakelijke gegevens. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking (profiling). Wij kunnen volgende persoonsgegevens verzamelen:
identificatiegegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer
geslacht
contactgegevens: adres, telefoonnummer, mailadres
rekeningnummer
ondernemingsnummer
familiale gegevens
gegevens over het gerechtelijke verleden
gegevens uit professionele loopbaan
andere persoonsgegevens die de cliënt aan ons verstrekt of die ons verstrekt worden door derde partijen binnen de uitoefening van onze opdracht.
Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op jou in de hoedanigheid van cliënt of leverancier van ons kantoor, maar ook als zakelijke relatie van één van onze cliënten. Een concrete opsomming geven van alle persoonsgegevens die verwerkt worden is onmogelijk. Afhankelijk van elk dossier worden namelijk steeds andere gegevens verwerkt.
Wij verwerken mogelijks ook gegevens die publiek raadpleegbaar zijn, zoals:
gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht (bv. in het Belgisch Staatsblad)
gegevens die de betrokkene zelf publiek heeft gemaakt (bv. website, blog, publiek profiel social media)
gegevens die algemeen bekend zijn (bv. website Kruispuntbank, Geopunt, Omgevingsloket Vlaanderen, Ruimtelijke Ordening, CadGis, Google Streetview,…)
gegevens die in de pers verschenen zijn.
Mogelijks verwerken wij in het kader van onze aangeboden diensten volgende gevoelige persoonsgegevens:
financiële gegevens zoals rekeninguittreksels, bankrekeningnummer, jaarrekeningen...
gegevens van minderjarigen.
Mogelijks verwerken wij in het kader van onze aangeboden diensten bijzondere persoonsgegevens:
strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen
persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
Rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens:
In het kader van de uitvoering van een contract:
contacteren, reageren op een verzoek, onderhandelen
verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst
opmaken van overeenkomsten
cliëntenbeheer
leveranciersadministratie
uitvoeren van onze dienstverlening en de opdracht gegevens door de cliënt.
Om aan wettelijke / reglementaire / deontologische bepalingen waaraan wij onderworpen zijn te kunnen voldoen:
witwaswet
fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
Om redenen die het gerechtvaardigde belang betreffen:
verdedigen van de belangen van onze cliënten (in rechte), maar ook voor andere gerechtvaardigde belangen die wij of onze cliënten, leveranciers of andere derden kunnen hebben bij het verwerken van de persoonsgegevens
het versturen van een nieuwsbrief naar bestaande cliënten
het garanderen van de veiligheid van zowel de persoonsgegevens die wij verwerken als van het kantoor.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op grond van het gerechtvaardigde belang wordt daarbij gestreefd naar een evenwicht tussen dit gerechtvaardigde
belang en het respecteren van de persoonlijke levenssfeer.
Om redenen van algemeen belang:
witwaswetgeving
Met toestemming:
het versturen van een nieuwsbrief naar niet-cliënten
het plaatsen van testimonials op onze website en sociale media
het gebruiken van foto's op onze website en sociale media
het gebruik van cookies.
Deze opsomming van rechtsgronden is niet limitatief en kan onderhevig zijn aan veranderingen.
Veiligheidsmaatregelen
Wij hebben veiligheidsmaatregelen genomen die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden, alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Het kantoor past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.
Hierbij werd bijzondere aandacht besteed aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van multi-factor-authentication (MFA) en een streng wachtwoordmanagement. We zetten in op bewustwording van ons team m.b.t. mogelijke phishing-aanvallen.
In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van jouw persoonsgegevens.
Wij maken gebruik van Teamleader voor de input van gegevens, dossierbeheer en facturatie. Wij bewaren onze bestanden op Sharepoint. Wij werken met Microsoft Business Premium accounts. Wij hebben geen lokale server en werken volledig in de cloud. Onze cloud-bestanden worden geback-upt (type Synologie).
Onze e-mailberichten met bijhorende bijlagen zijn uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n) en kunnen vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde is verboden. Indien een bericht ten onrechte bij een verkeerde ontvanger terechtkomt, wordt die verzocht dit te melden aan de afzender en het bericht te vernietigen.
Berichten en bijlagen worden grondig gescand op alle bekende virussen. Wij staan niet in voor de juiste overbrenging van een verzonden e-mail en kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit een eventuele besmette of beschadigde mail.
Wij zijn gevestigd in Calihub met toegewezen vaste plaatsen en een afgesloten ruimte. Het kantoorgebouw is enkel toegankelijk mits het gebruik van een code. Derden hebben geen directe toegang tot de gebouwen en dienen zich eerst te identificeren.
Onze dossiers en documenten worden achter slot bewaard. Papieren documenten die vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens bevatten en die om een of andere reden (dubbel, klad,…) niet in het fysieke dossier bewaard moeten worden, worden versnipperd. Onze burelen worden steeds clean desk achtergelaten en laptops worden altijd meegenomen naar huis.
Toegang tot gegevens
Persoonsgegevens worden enkel gebruikt om het dossier van onze cliënt te kunnen behartigen. De toegang tot jouw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Advocaten zijn deontologisch gehouden aan het beroepsgeheim. Elke derde (freelancer, administratief bediende, poetspersoneel) is gehouden een strikte beroepsdiscretie na te leven.
Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met andere advocaten, adviseurs, verzekeringsmaatschappijen, wethandhavingsinstanties, vertalers, externe systeembeheerder.
Soms moeten wij persoonsgegevens verstrekken aan derden bij de uitvoering van onze deontologische of wettelijke verplichtingen, of om onze rechtmatige belangen te beschermen. Deze derden hebben enkel toegang tot jouw persoonsgegevens in de mate dat dit nodig is voor hun dienstverlening.
Publieq advocaten zal geen persoonsgegevens overdragen buiten de EER.
Wij stellen jouw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden voor commerciële en/of promotionele doeleinden.
Retentie- en archiveringsperiode
Van zodra het mandaat een einde neemt (bv. na eindarrest of advies), worden dossiers afgesloten.
Persoonsgegevens in gearchiveerde dossiers blijven raadpleegbaar om een bewijs in rechte te leveren n.a.v. een controle door een bevoegde autoriteit (bv. de fiscale administratie).
Nadat een dossier werd afgesloten zullen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke en beroepsverplichtingen te voldoen.
Cliënten hebben het recht om het afgesloten fysieke dossier zelf in bewaring te nemen. De cliënt kan hiervoor binnen het jaar na ontvangst van de laatste factuur een verzoek richten aan contact@publieq.be
Rechten
Je hebt te allen tijde recht op (een kosteloze) inzage van jouw persoonsgegevens. Je kunt persoonsgegevens laten verbeteren indien deze onjuist of onvolledig zijn. Je kunt persoonsgegevens laten verwijderen en de verwerking ervan laten beperken of bezwaar maken tegen de verwerking. Je hebt het recht om een kopie van je persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.
Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt gevraagd om hiervoor een e-mail te sturen naar contact@publieq.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou werd verstuurd, vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.
Wij kunnen niet altijd ingaan op jouw verzoek omwille van onze wettelijke verplichtingen, de uitvoering van onze overeenkomst, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of redenen van algemeen belang.
Cookies en social media
Zoals vereist door artikel 129, 1° van de Wet elektronische communicatie van 13 juni 2005 willen wij de bezoekers van onze website informeren over het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Onze website is gebouwd met Squarespace. Wij maken gebruik van sessie cookies die ervoor zorgen dat de website goed werkt en beveiligen. Wij maken gebruik van analytische cookies voor de bezoekersstatistieken. Cookies kunnen geweigerd worden, maar dit kan een ongunstig effect hebben op het gebruik van de website. Wij zullen nooit cookies-informatie misbruiken.
Op onze website kunnen wij linken naar sites van derden (bv. social media, organisatoren van events, edm.). Wij raden aan om hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens na te gaan.
Wij delen kennis en nieuws via onze eigen website en onze social-media-kanalen Linkedin, Instagram en Facebook. Vooralsnog hebben wij geen elektronische nieuwsbrief. Mogelijks sturen wij onze actieve cliënten een digitale nieuwjaarswens of een uitnodiging voor een event.
Op onze social-mediakanalen publiceren wij steeds vaker afbeeldingen die gegenereerd werden met behulp van artificiële intelligentie (AI). Wij maken gebruik van gratis apps/toepassingen om aan de hand van gerichte prompts visuele inhoud te creëren die past bij onze merkidentiteit en communicatiebehoeften. Het is niet toegestaan om deze afbeeldingen te kopiëren, te distribueren, te wijzigen of te gebruiken zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij streven ernaar om alle toepasselijke auteursrechten en licentieovereenkomsten te respecteren. Als je van mening bent dat een afbeelding op onze website of onze social mediakanalen inbreuk maakt op jouw auteursrechten, neem dan contact op via contact@publieq.be. Wij zullen de situatie onderzoeken en desgevallend onmiddellijk passende maatregelen nemen.
Update privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in onze privacyverklaring.
Vragen of klachten
Als je toch vragen of opmerkingen hebt omtrent ons privacybeleid of als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn van misbruik, mail dan naar contact@publieq.be.
Indien je het niet eens bent met ons privacybeleid, kan je een klacht indienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).
(update juli 2024)